Sie arbeitet in Dienstleistungsunternehmen oder Werbe- und Kommunikationsagenturen und kümmert sich um die Gestaltung und Organisation von Veranstaltungen, Messen und Kongressen.
Auf der Grundlage des in Absprache mit der anfragenden Institution/dem anfragenden Unternehmen festgelegten Veranstaltungskonzepts leitet und überwacht er die administrativen und organisatorischen Aktivitäten und organisiert die spezifischen technischen Dienstleistungen, die für die Veranstaltung und den Kunden erforderlich sind, wobei er mit den internen Strukturen der gastgebenden Einrichtung und mit den externen Strukturen, die für die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen zuständig sind, zusammenarbeitet.
Ihre Aufgabe ist es, zum Erfolg der Veranstaltung beizutragen, indem sie alle Phasen ihrer Durchführung verwaltet, von der Organisation über die Logistik bis hin zur Bereitstellung von Dienstleistungen und Hilfsaktivitäten, und zwar nach einer angemessenen Planung und Terminierung und in Abhängigkeit von den vom Sender gewünschten Ergebnissen.
Dabei kann es sich um Angestellte von Kongressveranstaltern, von öffentlichen oder privaten Organisationen, die Messeeinrichtungen verwalten, oder allgemeiner um Angestellte von Unternehmen handeln, die im Bereich der Unternehmensdienstleistungen tätig sind. Es ist auch möglich, als Freiberufler zu arbeiten, was jedoch immer in einer beratenden oder kooperativen Funktion für solche Agenturen erfolgt.
Büroangestellte in Unternehmen, die im Bereich der Unternehmensdienstleistungen tätig sind. Sie kann sich auf verschiedene nationale Tarifverträge beziehen, je nach dem vorherrschenden Wirtschaftszweig. Es handelt sich dabei jedoch um Dienstleistungsunternehmen, die sich leicht auf die Sektoren Handel, Tourismus, Werbung, Verlagswesen, Information, Unterhaltung und Kommunikation beziehen lassen. Die Tätigkeit dieses Berufsstandes kann auch in Form einer freiberuflichen Tätigkeit im Auftrag von auf die Organisation von Konferenzen spezialisierten Agenturen ausgeübt werden.
In Unternehmen, die im Bereich der Messe- und Konferenzorganisation tätig sind, wird er im Produktionsbereich eingesetzt und übernimmt je nach Erfahrung mehr oder weniger verantwortungsvolle Aufgaben. Er kann zunächst an der Seite des Produktionsleiters arbeiten und die operativen Phasen des Projekts leiten. Er/sie koordiniert und kontrolliert die Aktivitäten und das Personal des organisatorisch-administrativen und logistischen Bereichs. Er/sie ist verantwortlich für die Vorbereitung und Bereitstellung von technischen Hilfsdiensten (Übersetzungen, Dolmetschen, Kundenbetreuung usw.), auch in Bezug auf externes Personal oder Strukturen. Sie kümmert sich auch um die Werbephase, indem sie Informationen an die Presse weiterleitet. Die wichtigsten Kontakte dieser Figur sind die mit dem (öffentlichen oder privaten) Auftraggeber, den Dienstleistern, den Managern der Strukturen, die die Konferenz ausrichten, den Managern von Organisationen, Verbänden und Sponsoren, die an der Initiative beteiligt sein können. Er ist der direkte Ansprechpartner für den Kunden, der die Dienstleistung in Anspruch nimmt. Gemeinsam mit ihm erstellt er das organisatorische Projekt der Veranstaltung, indem er den Zeitplan und die Durchführungsmodalitäten festlegt, die Dienstleistungen quantifiziert und die Möglichkeiten für den Standort in der Umgebung entsprechend den Zielen und Anforderungen des Kunden bewertet.
Die Hauptbeschäftigungsmöglichkeiten sind: in Dienstleistungsunternehmen, insbesondere in Kommunikationsagenturen und Public Relations-Agenturen. Weitere Möglichkeiten bieten sich im Tourismus- und Kultursektor, im Zusammenhang mit der Durchführung von Werbeveranstaltungen und/oder Gruppenaufenthalten sowie in Hotelketten oder öffentlichen Einrichtungen und institutionellen Organisationen. Er arbeitet auch als Freiberufler über Partnerschaften mit verschiedenen Serviceagenturen.
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